20 Сентября 2021, Понедельник, 20:54 Facebook ВКонтакте Twitter Instagram

Как автоматизация поможет повысить эффективность каждого этапа документооборота

Как автоматизация поможет повысить эффективность каждого этапа документооборота17/08/2021 11:40

Многие компании по старинке ведут документооборот в бумажном варианте. В небольших организациях это удобно, однако при увеличении масштаба проблемы будут возникать на каждом этапе. Потери документов, путаница в актуальности версий, огромные расходы на пересылку и так далее. Разгрузить сотрудников и снизить затраты поможет внедрение системы управления документооборотом.


Ведущие российские компании используют для автоматизации документооборота СЭД ТЕЗИС. Рассмотрим в деталях, как системы управления документооборотом помогут на каждом этапе.


Этапы документооборота



  • Подготовка документа. Работа с документом начинается с его подготовки, в которой часто бывают задействованы несколько сотрудников. СЭД помогает отслеживать, какая версия документа актуальная, какие комментарии оставлял каждый пользователь и как они были отработаны. Помимо этого, СЭД ТЕЗИС позволяет работать с документами в режиме онлайн.

  • Согласование. Согласование документа — сложный процесс. Порядок согласования зависит от множества условий: типа документа, темы, суммы (если речь идет о договорах или финансовых документов) и так далее. Сотрудникам необходимо четко следовать регламентам компании, но с СЭД не обязательно держать их в голове, так как система сама подскажет, кому документ должен переходить на каждом этапе.

  • Утверждение, подписание ЭП и отправка контрагенту. Современные СЭД позволяют при утверждении заверить документ электронной подписью. В СЭД ТЕЗИС, в частности, доступно использование квалифицированной подписи КриптоПро. После этого документ готов для отправки контрагенту через систему юридически значимого документооборота. В СЭД ТЕЗИС предусмотрена возможность сделать это напрямую, без переключения между программами.

  • Ознакомление и разграничение прав доступа. Возможности систем управления документооборотом позволяют отправить документ на ознакомление определенному кругу пользователей. Кроме того, в настройках можно задать права доступа, чтобы защитить компанию от утечек информации.

  • Поиск. Процесс бумажного документа может быть трудоемким, однако с электронным поиском в СЭД достаточно ввести несколько слов из документа, например, тему договора и название контрагента.


  • Основной плюс современных систем документооборота в том, что они позволяют автоматизировать не только перечисленные выше процессы, но и широкий круг задач помимо этого.


    Другие возможности современных систем



  • Управление задачами

  • Управление совещаниями

  • Конструирование бизнес-процессов

  • Формирование отчетности

  • Интеграция с учетными системами и другим ПО




  • Подпишись на наш Telegram-канал. В нем мы публикуем главное из жизни Саратова и области с комментариями


    Теги:

    Оцените материал:12345Проголосовали: 42Итоговая оценка: 3
    Загрузка...
    Куда вы планируете потратить 10 и 15 тысяч рублей, выделенные президентом пенсионерам и силовикам?
    Оставить комментарий
    Россельхозбанк

    Новости

    Частное мнение

    18/09/2021 09:45
    Субботнее чтиво: итоги уходящей недели
    Субботнее чтиво: итоги уходящей неделиС чего начинались выборы
    17/09/2021 12:12
    Серийные разборки. Сериал
    Серийные разборки. Сериал "Срок"Выживет ли герой Шона Бина?
    16/09/2021 12:00
    Осудить любой ценой: прокуратура передала дело в суд, не ознакомив Владимира Ковыряева с обвинительным заключением
    Осудить любой ценой: прокуратура передала дело в суд, не ознакомив Владимира Ковыряева с обвинительным заключениемСуд ничего противозаконного в этом не увидел и поддержал стремление гособвинителя
    11/09/2021 10:00
    Субботнее чтиво: итоги уходящей недели
    Субботнее чтиво: итоги уходящей неделиМишустин в Саратове, крах главврача, дамоклов меч над Петаевым
    10/09/2021 14:25
    Серийные разборки. Мультсериал
    Серийные разборки. Мультсериал "Что, если...?"Сериал словно отвечает на вопрос: "Что, если Стив Роджерс не станет Капитаном Америкой или Танос не отрицательный, а положительный персонаж?"

    Блоги



    Полезные советы

    Поиск по дате
    « 20 Сентября 2021 »
    ПнВтСрЧтПтСбВС
    303112345
    6789101112
    13141516171819
    20212223242526
    27282930123
    ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
    Яндекс.Метрика


    «Общественное мнение» сегодня. Новости Саратова и области. Аналитика, комментарии, блоги, радио- и телепередачи.


    Главный редактор сайта: Мурзов Алексей Валериевич
    OM-redactor@yandex.ru

    Адрес редакции:
    410600, Саратов, проспект Кирова, 34, офис 6
    тел.: 23-79-65, тел./факс: 23-79-67

    При перепечатке материалов ссылка на «Общественное мнение» обязательна.

    Сетевое издание «Общественное мнение» зарегистрировано в качестве средства массовой информации, регистрация СМИ №04-36647 от 09.06.2021. Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Эл № ФС77-81186 от 08 июня 2021 г.
    Учредитель ООО «Медиа Холдинг ОМ»

    18+ Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2010 г. N 436-ФЗ