Автор: Полезные советы
17/08/2021 11:40
Подготовка документа. Работа с документом начинается с его подготовки, в которой часто бывают задействованы несколько сотрудников. СЭД помогает отслеживать, какая версия документа актуальная, какие комментарии оставлял каждый пользователь и как они были отработаны. Помимо этого, СЭД ТЕЗИС позволяет работать с документами в режиме онлайн.
Согласование. Согласование документа — сложный процесс. Порядок согласования зависит от множества условий: типа документа, темы, суммы (если речь идет о договорах или финансовых документов) и так далее. Сотрудникам необходимо четко следовать регламентам компании, но с СЭД не обязательно держать их в голове, так как система сама подскажет, кому документ должен переходить на каждом этапе.
Утверждение, подписание ЭП и отправка контрагенту. Современные СЭД позволяют при утверждении заверить документ электронной подписью. В СЭД ТЕЗИС, в частности, доступно использование квалифицированной подписи КриптоПро. После этого документ готов для отправки контрагенту через систему юридически значимого документооборота. В СЭД ТЕЗИС предусмотрена возможность сделать это напрямую, без переключения между программами.
Ознакомление и разграничение прав доступа. Возможности систем управления документооборотом позволяют отправить документ на ознакомление определенному кругу пользователей. Кроме того, в настройках можно задать права доступа, чтобы защитить компанию от утечек информации.
Поиск. Процесс бумажного документа может быть трудоемким, однако с электронным поиском в СЭД достаточно ввести несколько слов из документа, например, тему договора и название контрагента.
Управление задачами
Управление совещаниями
Конструирование бизнес-процессов
Формирование отчетности
Интеграция с учетными системами и другим ПО
Подпишись на наш Telegram-канал. В нем мы публикуем главное из жизни Саратова и области с комментариями
Многие компании по старинке ведут документооборот в бумажном варианте. В небольших организациях это удобно, однако при увеличении масштаба проблемы будут возникать на каждом этапе. Потери документов, путаница в актуальности версий, огромные расходы на пересылку и так далее. Разгрузить сотрудников и снизить затраты поможет внедрение системы управления документооборотом.
Ведущие российские компании используют для автоматизации документооборота СЭД ТЕЗИС. Рассмотрим в деталях, как системы управления документооборотом помогут на каждом этапе.
Этапы документооборота
Основной плюс современных систем документооборота в том, что они позволяют автоматизировать не только перечисленные выше процессы, но и широкий круг задач помимо этого.
Другие возможности современных систем
Подпишись на наш Telegram-канал. В нем мы публикуем главное из жизни Саратова и области с комментариями
Теги:
Спецпроект «Перемена мест»: где сейчас Денис Фадеев и что с ним
Комментариев: 0
В Саратовской области ввели лимиты на покупку бензина
Комментариев: 0
Беседа с инсайдером: говорят, нового прокурора в регион прислали с определенным заданием
Комментариев: 0
Алгай: сайгаки, засуха, наурыз и масленица
Комментариев: 0
